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A retenção de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é uma norma regulamentada pelo governo brasileiro que apresenta desafios específicos para as pequenas e médias empresas (PMEs)."A dificuldade para realizar a retenção do INSS consiste na complexidade para compreender a legislação sobre mão de obra terceirizada e na falta de recursos para investir em tecnologia e consultoria especializada”, diz Luis León, analista fiscal da Arquivei, plataforma que visa ajudar empresas com eficiência operacional e operacionalização estratégica de notas fiscais.

A retenção do INSS afeta tanto trabalhadores CLT quanto as empresas que terceirizam mão de obra. Para trabalhadores sob o regime CLT, a Lei nº 8.212/1991, o Decreto nº 3.048/1999 e a Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal do Brasil 2110/2022 determinam que a empresa empregadora é responsável por reter 11% do salário para contribuição previdenciária, garantindo assim a segurança social do empregado. Já, no caso de empresas contratadas para a cessão de mão de obra, a retenção ocorre sobre o valor bruto da nota fiscal dos serviços prestados, assegurando que as contribuições sejam devidamente repassadas ao INSS, conforme a legislação vigente.

A lista de serviços terceirizados sujeitos à retenção do INSS é extensa, incluindo áreas como limpeza, conservação ou zeladoria, vigilância ou segurança, construção civil, digitação e preparação de dados para processamento, transporte rodoviário coletivo de passageiros e serviços de saúde, exceto os prestados por cooperativas. Os serviços de natureza rural deixaram de ser sujeitos à retenção de INSS pela Lei nº 13.606/2018. Além disso, existem situações específicas em que a retenção do INSS é dispensada ou inaplicável, o que exige uma avaliação cuidadosa por parte das empresas para evitar penalidades e assegurar o cumprimento adequado de suas obrigações fiscais e previdenciárias.

O gerenciamento desses contratos inclui a retenção de 11% sobre o valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo, que pode ser complicado para as PMEs. A conciliação dos valores retidos pela contratante com as contribuições devidas ao INSS é um processo que exige uma gestão financeira robusta, algo que muitas PMEs às vezes não possuem. Dessa forma, a retenção direta das notas fiscais afeta o fluxo de caixa e impacta severamente o capital de giro dessas empresas, pois pode demandar investimento em tecnologia e capacitação de funcionários para gerenciar eficientemente as retenções representa um custo adicional.

Com isso, a empresa contratante tem a responsabilidade de reter e recolher a contribuição ao INSS, garantindo que o valor seja deduzido corretamente da nota fiscal ou fatura emitida pela empresa contratada. Isso garante o compliance fiscal da empresa, evitando recolhimentos em atraso com acréscimos, retrabalho E até possíveis penalidades aplicadas pelo fisco por descumprimento de obrigações principais e acessórias.

É importante ressaltar que a obrigatoriedade da retenção independe dessa informação constar na nota fiscal, fatura ou recibo emitido. Na ausência da informação do INSS retido ou de qualquer justificativa para dispensa da retenção, a contratante deverá questionar a contratada e, caso necessário, solicitar um novo documento regularizado, conforme prevê o artigo 110 da IN RFB 2.110/2022.

Do lado da empresa contratada, também há cuidados a se tomar para evitar o recolhimento em duplicidade. Isso porque, com a retenção do INSS, é transferida a responsabilidade do recolhimento da contratada para a contratante. Ou seja, a primeira receberá o valor do serviço descontando o imposto retido, mas poderá compensar esse mesmo imposto em sua apuração de INSS, desde que corretamente informado nos documentos e obrigações acessórias, conforme artigos 90 e 91 da IN RFB 2.055/2021.