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No concorrido mercado dos dias atuais, quem lidera uma empresa se preocupa muito em entregar cada vez mais com menos recurso. Este mantra tem sido adotado e repetido pela maior parte das companhias brasileiras, sejam elas grandes, médias ou pequenas.

É claro que, à primeira vista, esta ideia pode parecer contraditória. Afinal, é muito difícil que uma empresa tenha uma gestão baseada em redução de custos e, mesmo assim, aumentar a produtividade, sem perder a qualidade de serviços oferecidos. Apesar disso, existe um segredo para otimizar a estrutura organizacional e garantir uma gestão eficiente dos negócios.

A melhor forma de fazer isso é por meio da adoção de algumas práticas simples de serem implementadas, seja em Centros de Serviços Compartilhados (CSC) ou em outras áreas administrativas. Pensando nisso, Tarcisio Adamek, diretor de Desempenho Empresarial e CSC da TOTVS Consulting sugere que os empreendedores apliquem metodologias de combate aos sete principais fatores que podem comprometer a produtividade em qualquer empresa. Confira quais são estes pontos e o que pode ser feito em relação a cada um deles.

1) Retrabalho

Quando falamos sobre retrabalho, estamos tratando sobre um dos principais vilões da produtividade em uma organização. Suas causas podem ser diversas, porém as mais frequentes estão relacionadas às interfaces da área com seus clientes internos e externos, como o recebimento de solicitações em duplicidade, com dados incompletos ou sem a documentação necessária. Fato que pode ser amenizado ao estabelecer regras para solicitar novas demandas, como a criação de formulários com campos de preenchimento obrigatório, a recusa de solicitações incompletas e a definição de prazos limite para as mesmas.

2) Interferências

Estimativas indicam que o período necessário para retomar a concentração depois de uma interrupção varie entre entre cinco e dez minutos. As interferências não se resumem a telefonemas e e-mails, mas envolvem também chats e aplicativos de mensagens instantâneas que atrapalham e geram improdutividade, além de aumentar o índice de erros nas atividades. Uma saída segura é adotar um modelo de atendimento que permita organizar e controlar o recebimento de demandas de forma centralizada, “blindando” o restante da equipe das interrupções.

3) Demandas esporádicas ou sem sinergia

Quase todas as empresas trabalham com o grande desafio de cumprir prazos diferentes para demandas que envolvem diversas áreas e pessoas, o que aumenta a complexidade na gestão e exige uma maior disponibilidade da equipe em possíveis picos. A definição de prazos e cronogramas pré-estabelecidos permitem equalizar este timing e gerar sinergia no processamento das atividades. Estabelecer uma data fixa para o pagamento e dias fixos de contratação são bons exemplos. A consolidação de demandas aumenta a sua previsibilidade e facilita a alocação do time, podendo, inclusive, evitar a necessidade de horas extras excessivas.

4) Burocracia ou atividades desnecessárias

É comum que alguns processos de rotina tornem-se obsoletos ao longo do tempo de desenvolvimento do trabalho de uma empresa. Entre os exemplos disso, é possível citar o uso de documentos criados para uma necessidade específica e que já não têm mais sentido, a realização de conferências que já são garantidas por sistemas de TI ou a geração de relatórios customizados, que deixaram de ser utilizados. Por conta disso, é necessário revisar constantemente os processos para identificar atividades que possam ser eliminadas ou simplificadas.

5) Atividades manuais

As atividades manuais, muitas vezes decorrentes do uso de diversos sistemas legados, “herdados” de áreas descentralizadas, estão entre os fatores que causam maior impacto na produtividade de uma empresa. Para cada necessidade de negócio, há soluções de automação de processos diferentes, como soluções de BPMs (Business Process Management), Sistemas de Gestão (ERP), entre outras, podendo trazer resultados mais imediatos ou mudanças estruturais mais complexas.

Uma das tecnologias que vêm se tornando uma tendência é a automação de processos via RPA (Robotic Process Automation). Este sistema funciona como um assistente virtual que imita atividades realizadas por um humano, automatizando tarefas manuais e repetitivas. O RPA permite uma rápida automação das atividades a um baixo custo de implementação.

6) Ociosidade

Para quem está à frente de uma equipe, é comum observarmos que o trabalho se expande para ocupar todo o tempo disponível. Para avaliar se o volume da demanda está adequado à quantidade de recursos de mão de obra, é necessário avaliar a produtividade individual de cada colaborador.

No que diz respeito às atividades que têm maior volume, uma boa opção é o uso da cronoanálise, uma técnica da indústria utilizada para avaliar a eficiência e o real tempo dedicado a tarefas que efetivamente agregam valor ao processo. Por meio dessa análise, é possível verificar os pontos que tornam alguns profissionais mais produtivos que outros e identificar procedimentos que otimizam o processo, promovendo o compartilhamento dessas melhores práticas entre a equipe e, assim, melhorando o desempenho da operação como um todo.

7) Adequação salarial

Dentro de uma mesma companhia, é normal que existam muitas pessoas desempenhando as mesmas funções há muito tempo. Estes profissionais têm seu custo aumentado ao longo do tempo, sem que isso seja acompanhado por um aumento na mesma proporção do valor agregado à companhia.

Dessa forma, uma boa saída para manter a estrutura de custos sob controle é estabelecer um plano de carreira para que os profissionais contratados tenham alternativas de desenvolver novas competências e realizar novas atribuições ao longo do tempo, o que gera mais valor à companhia ao mesmo tempo que tem seu custo aumentado, seja pela correção monetária ou por promoções.

Também é possível trabalhar com a alternativa de renovação dos recursos que não se adequem ao plano de carreira, mantendo o custo controlado em comparação ao desafio da função. Dessa forma, é possível alinhar a natureza e a complexidade das atividades à senioridade e ao perfil salarial dos colaboradores, dando oportunidades de crescimento para todos.

Buscando a aplicação dessas iniciativas, fica mais fácil para o empresário assegurar uma gestão mais eficiente, tendo como resultados não somente a redução de custos operacionais e administrativos, mas também o aumento do foco em atividades que agregam mais valor ao negócio, como a análise de dados e a identificação de oportunidades que tragam ganhos para a empresa.